情報漏えい・BCP対策に効果的！文書保管サービスの3つのメリット

インターネットや電子デバイスが普及したことで、ビジネスシーンにおける紙媒体でのやり取りは格段に減っていると実感している人も多いはずです。

その一方、未だに書類でのやりとりは多く、そういった書類の社内保管・保存におけるセキュリティ面での課題や、オフィスのかなりのスペースが書類保管のために使われていることによる、オフィススペースの有効活用面での課題などが残ります。そんなとき役に立つのが文書・書類保管のアウトソースサービスです。

文書・書類保管のアウトソースとは、社内の様々な文書・書類を社外の保存性やセキュリティ面で適切な環境で保管・保存することを指します。
文書や書類を保存するための専用の文書箱に入れて保管するケースが多く、最近では保管文書の入庫や出庫の依頼をユーザー自身がWeb経由で行うことができる仕組みもあるようです。
また、文書管理の一環として、保管文書の保存期間や書類廃棄のタイミングを教えてくれるサービスもあります。

今回は、このような文書の保管・管理サービスのビジネス利用における3つのメリットを紹介します。

情報漏えいのリスクが減って企業イメージを守れる

まず、NPO法人日本ネットワークセキュリティ協会が発表した、「2017年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書」を見てみましょう。
この報告書によると、2017年の個人情報漏えいの情報媒体第1位は紙媒体で、386件中のうち150件と約40％を占めています。この数はインターネット関連の1.7倍にものぼります。[注1]

また、その原因は、次のとおりです。[注1]
この中から紙媒体の漏洩原因となり得るのは「紛失・置き忘れ」「管理ミス」「不正な情報持ち出し」などです。つまり、「きちんと保管・保存している」つもりでも、このような人為的なミスが原因で情報が漏洩することは十分に起こり得ます。

もし、個人情報が漏えいした場合、その損害賠償額は、1件当たり平均で約5.5億円にものぼると言われていますが、その影響は金銭面だけではなく企業イメージにも大きなダメージを与えることでしょう。[注1]

こういったリスクも、機密書類をきちんとセキュリティの整った専用施設で保管・管理する文書保管サービスを利用することで、大きく軽減することができます。通常、そういった施設では有人監視や指定業者による配送など、セキュリティ性の高いオペレーションが行われているため、人為的なミスによる情報漏えいの危険性は最小限に抑えることができます。
[注1]2017年情報セキュリティインシデントに関する調査報告書【速報版】｜NPO法人日本ネットワークセキュリティ協会

災害時の緊急事態にも事業継続できる

2011年3月11日に発生した東日本大震災以降、防災グッズを用意している個人や企業は増えていますが、社内の機密書類にも、防災意識を持つことをおすすめします。

もし地震や災害が起きたら、会社にある大切な書類を紛失する可能性が十分に考えられます。ですが文書保管サービスの利用により、社外の倉庫に機密書類や重要書類などを預けておくことで、そういった大事な書類の紛失や汚損を防ぐことができます。

こうすることで、災害や緊急事態が起きても損害は抑えられ、災害発生から早期の段階で業務復旧ができるというBCP(Business Continuity Plan)対策にもなります。
BCPとは「事業継続計画」を意味する言葉で、緊急事態が企業に起きても、すぐに事業が再開できるようなシステム作りです。

社会インフラを担う、金融機関などは、災害直後から対応に追われることが想定されているため、金融庁は金融機関に地震時のBCPやリスク分散を促しているほどです。[注2]
[注2]BCP(業務継続計画)等について｜金融庁

業務や資産の効率化

社内の書類整理などのタスクは総務部門に委ねている企業が多いでしょう。

しかし、書類をシュッレッダー廃棄する場合、一度に大量の書類を処分するとなると、半日以上の時間をその作業に費やすこともあります。

このように、書類の廃棄といった非コア業務に人的コストや資産を割くことはあまり効率的ではありませんが、保管・管理サービスを利用すれば、文書の保管・保存から廃棄に至るまでの行程を一気通貫で請け負ってくれるので、効率的かつセキュリティ面においてもメリットがあります。

また、オフィスの空きスペースには処分予定の機密書類を置いている企業もあるかと思います。このケースは情報漏洩の観点からも危険なことですが、本来有効活用できるスペースが死んでしまっている「デッドスペース」となっています。このデッドスペースを有効活用するためには、書類保管・管理サービスは非常に有用な手段となります。