背景

IT技術の発達により、ビジネスの現場における文書のやり取りは減ってきているものの、過去に紙媒体で発行した重要文書や、今後も商習慣上の理由等で発生する文書の保管や廃棄といった管理業務はまだまだ残ると思われます。

これら文書はオフィスの一部分を使って保管されていますが、必要な文書を探すのが大変であることや、情報の紛失や漏洩などのセキュリティリスクにも課題があります。

また、昨今では、働き方改革推進を目的とした業務効率化や、自然災害に備えたBCP対策の観点においても、文書保管の在り方は注目されています。

課題

こうしたことを背景に、以下３つの課題が顕在化しています。

コスト：オフィスは有効に活用できていますか？

すぐに必要のない文書のために高い賃料を払っているかもしれません。社内の文書保管を減らすことでオフィスを有効活用できます。

業務効率：探し出せない文書や記録はありませんか？

すぐに提示・利用したい文書や記録を必要なときに探し出せますか？WEBシステム上で管理されていれば探し出す手間を減らせます。

情報セキュリティ：大切な企業の情報資産は安全に守られていますか？

企業の情報資産である紙の文書や記録媒体の保管環境や廃棄プロセスは適切ですか？専用施設で保管から廃棄まで一貫して管理することで、情報の紛失や漏洩といったセキュリティリスクはもちろん、災害時の滅失リスクにも対応することができます。

ご提案内容

三井倉庫ビジネスパートナーズでは「スマート書庫」という、WEB完結型の文書保管サービスをご提供しています。1箱からでも保管ができるので事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。
「スマート書庫」のサービスページはこちら

スマート書庫の保管料金は1箱あたり100円。初回預入費用は1,000円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。

スマート書庫にお申込みいただくと、スマート書庫管理システムを無料でご利用いただけます。

保管文書だけでなく、オフィス内の文書も一緒に管理できる統合文書管理システムです。

必要なときに必要な文書を簡単に取り出すことができ、保管期限を設定すれば期限切れ前に自動でお知らせが届きます。

もう文書を探すことに時間をとられることはありません。

専用のWEBシステムから依頼をするだけで、文書箱を開封することなく溶解廃棄が可能です。

文書箱ごと溶解をするのでセキュリティ面も安心です。

スマート書庫ご利用の流れ

画面イメージ

成果とお客様の声