文書保管のアウトソースで、コストや業務効率、情報セキュリティを改善

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メーカー、法律事務所、介護施設等

背景

IT技術の発達により、ビジネスの現場における文書のやり取りは減ってきているものの、過去に紙媒体で発行した重要文書や、今後も商習慣上の理由等で発生する文書の保管や廃棄といった管理業務はまだまだ残ると思われます。

これら文書はオフィスの一部分を使って保管されていますが、必要な文書を探すのが大変であることや、情報の紛失や漏洩などのセキュリティリスクにも課題があります。

また、昨今では、働き方改革推進を目的とした業務効率化や、自然災害に備えたBCP対策の観点においても、文書保管の在り方は注目されています。

課題

こうしたことを背景に、以下3つの課題が顕在化しています。

コスト:オフィスは有効に活用できていますか?

すぐに必要のない文書のために高い賃料を払っているかもしれません。社内の文書保管を減らすことでオフィスを有効活用できます。

業務効率:探し出せない文書や記録はありませんか?

すぐに提示・利用したい文書や記録を必要なときに探し出せますか?WEBシステム上で管理されていれば探し出す手間を減らせます。

情報セキュリティ:大切な企業の情報資産は安全に守られていますか?

企業の情報資産である紙の文書や記録媒体の保管環境や廃棄プロセスは適切ですか?専用施設で保管から廃棄まで一貫して管理することで、情報の紛失や漏洩といったセキュリティリスクはもちろん、災害時の滅失リスクにも対応することができます。

ご提案内容

三井倉庫ビジネスパートナーズでは「スマート書庫」という、WEB完結型の文書保管サービスをご提供しています。1箱からでも保管ができるので事業規模にかかわらず気軽にご利用いただけます。
「スマート書庫」のサービスページはこちら

スマート書庫の保管料金は1箱あたりたったの100円。初回預入費用は800円。シンプルな料金体系で、大変ご好評をいただいています。

スマート書庫にお申込みいただくと、スマート書庫管理システムを無料でご利用いただけます。

保管文書だけでなく、オフィス内の文書も一緒に管理できる統合文書管理システムです。

必要なときに必要な文書を簡単に取り出すことができ、保管期限を設定すれば期限切れ前に自動でお知らせが届きます。

もう文書を探すことに時間をとられることはありません。

専用のWEBシステムから依頼をするだけで、文書箱を開封することなく溶解廃棄が可能です。

文書箱ごと溶解をするのでセキュリティ面も安心です。


スマート書庫ご利用の流れ

画面イメージ

成果とお客様の声

お客様の業種 導入後の成果 お客様の声
メーカー様 コスト削減/
業務効率化
年間の文書保管に関わるサービス利用料金が以前に比べて約30%削減。
また、文書の取り出しもWEBシステム上ででき、届けてもらえるので、以前のようにトランクルームから取り出す手間がなくなり、文書保管に掛かる時間の削減。
介護施設様 業務効率化 簡単に運用管理をすることが可能になり、本社滞留されていた大量のダンボールが解消。忘れがちになってしまう廃棄の期日が迫っているダンボールのお知らせメールが届くので保管・管理が楽になった。
サービス業様 コスト削減/
業務効率化
ビル内部に置かれていた保管文書がなくなりスペースが非常に広くなった。また、取り出しを自分たちで行っていたので、取り出しの効率も改善された。